از آنجایی که هدف شرکت بازرگانی خرید و فروش اجناس وارداتی است، حسابداری بازرگانی در طول روزهای سال ثبت سند خرید و فروش کالا و سایر سندهای جاری در شرکت، به دست آوردن صورت های مالی شامل صورت حساب سود و زیان، ترازنامه، صورت سود و زیان جامع و صورت گردش وجوه نقد را انجام میدهد. در یک شرکت بازرگانی از دو نوع سیستم حسابداری استفاده میشود.
۱. سیستم حسابداری دائمی
در سیستم حسابداری دائمی است که تمام پروژههای خرید و فروش کالا، بدهکار و بستانکار در حساب موجودی کالا و میزان قیمت آن ثبت میشود. در این صورت اگر خریدی صورت گیرد، برگشت از فروش رخ دهد و موجودی کالای شرکت افزایش پیدا کند از روی گزارشات سیستم میتوانید از آن مطلع شوید. این مورد در صورت کاهش کالا که در اثر فروش آن و یا کاهش برگشت از فروش اتفاق می افتد نیز می تواند شما را از موجودی کالا مطلع نماید.
۲. سیستم حسابداری ادواری
در این سیستم به هیچ عنوان ریز گردش کالا درج نمیشود. تنها با شمارش تعداد کالای موجود در آخر سال و همچنین بهای کالاهای موجود استخراج شده و در ترازنامه و دفاتر ثبت می شود. به صورت کلی یک سیستم حسابداری بازرگانی ایده آل میتواند به حسابدار و مدیر مالی قیمت تمام شده کالای وارداتی، میزان موجودی کالا در انبار، میزان فروش و قیمت تمام شده کالاهای فروش رفته را اطلاع دهد.
کدینگ حسابداری بازرگانی
کدینگ حسابداری فرایندی است که به منظور مکانیزه شدن عملیات حسابداری مورد استفاده قرار میگیرد. در واقع کدینگ نوعی طبقه بندی و دسته بندی حسابها از اصلی به فرعی در حسابداری است. در کدینگ حسابداری حسابها را با توجه به نوع و حجم عملیات مالی در سطوح مختلف دسته بندی مینمایند. کدینگ حسابداری باید به صورتی باشد که استانداردهای حسابداری نقض نشود. در بیشتر سیستمهای حسابداری، ابتدا کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض تعیین میگردد، سپس حسابدار کدینگ را بررسی نموده و اگر نیاز بود اصلاحاتی در آن انجام میدهد.
در حالت کلی در کدینگ حسابداری، داراییهای جاری در گروه ۱، داراییهای غیر جاری در گروه ۲، بدهیهای جاری در گروه ۳، بدهیهای بلند مدت در گروه ۴، حقوق صاحبان سهام در گروه ۵، درآمد ها در گروه ۶، بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده در گروه ۷، هزینهها در گروه ۸ و سایر حسابها در گروه ۹ قرار میگیرند.
پس از مشخص شدن گروهها، باید حسابهای کل را در زیر مجموعه گروهها تعریف نموده، سپس حسابهای معین را در زیر مجموعه حسابهای کل و بدین ترتیب با تعریف سایر زیر مجموعه ها، تا ۷ سطح حسابها را تعریف نمود. به عنوان مثال حسابهایی نظیر موجودی نقد و بانک، سرمایه گذاری کوتاه مدت، موجودی مواد و کالا و غیره به عنوان حسابهای کل و زیر گروه داراییهای جاری تعریف می گردند.
حساب های مورد نیاز برای حسابداری شرکت های بازرگانی
حسابهای ترازنامهای :
دارایی های جاری
داراییهای جاری در حسابداری شرکتهای بازرگانی عبارت است از نقدینگی شرکت و سایر داراییهایی که انتظار میرود در طی یک سال به وجه نقد تبدیل شوند یا به فروش برسند و یا مصرف شوند.
اقلام داراییهای جاری در استاندارد جدید ۱۳۹۸ به این ترتیب هستند که هر چقدر از درجه نقد شوندگی کمتری برخوردار باشند در سطح بالاتری در صورت وضعیت مالی (ترازنامه) طبقه بندی میشوند مثل: پیش پرداختها، موجودیهای شرکت، حسابها، اسناد دریافتنی و موجودی نقد و بانک است.
دارایی های غیرجاری
داراییهای غیرجاری یا به عبارتی داراییهای بلند مدت به آن قسم از داراییها گفته میشود که هدف
شرکت، نگهداری و به کارگیری آنها در سالهای متمادی است. یا به عبارتی عمر مفید آنها بیشتر از یک سال مالی باشد.
دارایی های غیر جاری بلند مدت را داراییهای ثابت نیز مینامند. داراییهای غیرجاری خود به سه نوع طبقه بندی میشوند.
۱- داراییهای غیرجاری مشهود: که به ترتیب غیرجاری تر بودن و طولانی تر بودن عمرشان گزارش میشوند مانند زمین، ساختمان، ماشین آلات، اثاثیه و وسایل نقلیه است.
۲- داراییهای غیر جاری نامشهود: داراییهایی که قابل رویت نیستند مانند سرقفلی، حق الامتیازها و غیره است.
۳- دارایی های غیرجاری که برای کسب سود و بهره خریداری شده اند: مانند خرید اوراق قرضه سایر شرکتها که البته مشروط بر اینکه برای فروش در یک سال آتی تهیه نشده باشند.
حقوق مالکانه (حقوق صاحبان سهام)
در این گروه حسابهایی قرار میگیرند که مرتبط با سهامداران شرکت هستند مانند سرمایه اندوخته قانونی، اندوخته احتیاطی، سود یا زیان انباشته
بدهی های غیر جاری (بلند مدت)
بدهیهای بلند مدت در حسابداری شرکتهای بازرگانی به آن دسته از تعهداتی گفته میشود که پیش بینی می گردد شرکت نتواند طی یک سال از محل داراییهای جاری خود و یا ایجاد بدهیهای جاری دیگری آنها را بازپرداخت و یا تسویه نماید مانند : اوراق مشارکت قابل پرداخت ، اسناد قابل پرداخت بلند مدت، ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان
بدهی های جاری
بدهیهای جاری در حسابداری بازرگانی به آن دسته از تعهدات شرکت گفته میشود که پیش بینی می گردد حداکثر طی یک سال از محل داراییهای جاری شرکت و یا ایجاد بدهی جاری دیگری باز پرداخت یا تسویه شوند.
بدهیهای جاری برطبق استانداردهای جدید معمولا به این ترتیب که پیش بینی میشود دیرتر تسویه شوند در سطح بالاتری در ترازنامه طبقه بندی خواهند شد مانند: حسابها و اسناد پرداختنی، مالیات پرداختنی، تسهیلات مالی پرداختنی، پیش دریافتها
حساب های سود و زیانی در شرکت های بازرگانی
موجودی کالا
خرید کالا (فقط در روش ادواری)
برگشت از خرید کالا(فقط در روش ادواری)
تخفیفات خرید
فروش کالا
برگشت از فروش کالا
تخفیفات فروش
سود و زیان جاری
بهای تمام شده کالای فروش رفته
هزینه های عملیاتی(اداری و فروش)
وظایف حسابدار بازرگانی
حسابداران بازرگانی دارای وظایف مختلفی هستند، برخی از وظایف حسابداران بازرگانی عمومی بوده و هر حسابدار بازرگانی در هر شرکت بازرگانی که فعالیت مینماید، باید وظایف عمومی خود را انجام دهد. برخی دیگر از وظایف حسابدار بازرگانی برای ثبتهای حسابداری شرکت های بازرگانی نیز تخصصی بوده و بستگی به نوع فعالیت شرکتی دارد، که حسابدار بازرگانی در آن مشغول کار است.
برخی از وظایف تخصصی حسابدار بازرگانی به شرح ذیل می باشد:
آماده سازی صورتهای مالی شامل اطلاعات مالی، دارایی ها و شرایط آن ها و بدهی ها بهصورت دقیق، مرتب و طبقه بندی شده
آماده سازی صورت سود و زیان
آماده سازی ترازنامه مالی شامل میزان دارایی و میزان بدهی
آماده سازی صورت گردش نقدینگی
محاسبه میزان سود دهی شرکت
محاسبه میزان ارزش افزوده
همچنین آشنایی با انواع مکاتبات اداری، آشنایی با روش های انجام امور بانکی، آشنایی با قوانین بیمهای و مالیاتی و غیره ازجمله مهارت هایی هستند که یک حسابدار بازرگانی باید با آنها آشنایی داشته باشد.
نحوه اجرای چرخه حسابداری در شرکت های بازرگانی
شرکتهای بازرگانی برای این که اطلاعات حسابداری خود را ثبت و نگهداری نمایند، باید چرخهای را طی کنند، که این چرخه شامل مراحل ذیل است.
آماده سازی صورتحساب سود و زیان
آماده سازی ترازنامه
ایجاد صورت گردش وجوه نقد
آماده سازی صورت سود و زیان جامع
بررسی یادداشتهای پیوست